Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran
23.54
Pengertian Kantor
dan Manajemen Perkantoran
Pengertian
Kantor
Secara etimologis kantor berasal
dari Belanda: “kantoor”, yang
maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan
sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office”
memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang
tempat kerja.
Pengertian kantor dapat dibedakan
menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/
pendistribusian data/informasi.
Atau dapat
dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan
kantor dalam arti statis bisa berarti
Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi.
Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu :
Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu :
a) Menurut
Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanyadipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat
tersebut mungkin diberikan.
b) Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
b) Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c)
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor
adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau
juga disebut tempat bekerja.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantordalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
Fungsi Kantor
Menurut Mills, tujuan kantor
didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi
tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan)
yakni sebagai berikut:
a)Menerima Informasi (to receive information)
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan,
faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b)
Merekam dan menyimpan data-data serta informasi(to record information)
Tujuan
pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila
manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum, atau disimpan untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan
seperti rician negosiasi, transaksi, korespondensi, pesanan, faktur atau
ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dll.
c)
Mengatur Informasi (to arrange information)
Informasi
yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika
diberikan, seperti mengumpulkaninformasi dan sumber-sumber yang berbeda dan
membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggungjawab memberikan informasi
dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen, seperti penyiapan faktur/kuitansi,
penetapan harga, akuntansi, laporan keuangan, dll.
d) Memberi Informasi
(to give information)
Bila
manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan
informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang
diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus.Informasi-informasi tersebut
diberikan baik secara lisan maupun tulisan.Contoh informasi tersebu adalah
pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan,
dll.
e)
Melindungi Aset(to safeguard
assets)
Selain empat
fungsi di atas, masih ada fungsi lain dari kantor yaitu mengamati secara cermat
berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan
mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.
Misalnya melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah
utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti
kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan di dalam
lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna
rekaman dan memperhatikan dengan segera hal-hal yang memerlukan tindakan
manajemen.
Kelima fungsi tersebut
harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam perusahaan kecil yang
hanya dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah
(desentralisasi) mungkin tidak diperlukan. Akan tetapi, di dalam perusahaan
besar dan kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi
semua fakta yang berhubungan dengan perusahaan sehingga kantor besar atau
kompleks harus memenuhi fungsi tersebut.
Ciri-ciri Kantor Modern
Modern dalam hal ini bukan berarti gedung mewah atau pegawai dengan pakaian rapi.Modern yang dimaksud dalam hal ini dapat dilihat dari bagaimana prinsip-prinsip pelaksanaan kerjanya. Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai kebutuhan kantor.
Ciri-ciri kantor modern dari segi aktivitasnya antara lain :
Ciri-ciri Kantor Modern
Modern dalam hal ini bukan berarti gedung mewah atau pegawai dengan pakaian rapi.Modern yang dimaksud dalam hal ini dapat dilihat dari bagaimana prinsip-prinsip pelaksanaan kerjanya. Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai kebutuhan kantor.
Ciri-ciri kantor modern dari segi aktivitasnya antara lain :
a)
Merupakan alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan.
b) Membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan dan pengaturan
pekerjaan.
pekerjaan.
c) Membantu
pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan penyederhanaan
system.
system.
d) Membantu
efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.
e) Memiliki
pegawai yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabel
f)
Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis
g) Memiliki
sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan jaman
h) Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai
dengan tuntutanjaman
i) Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan,
pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang
j) Organisasinya dibangun
berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat
menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindihdengan pekerjaan lainnya
menuntaskan segala macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindihdengan pekerjaan lainnya
k) Tugas-tugas
dibagi habis sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya
penumpukan kekuasaan di satu tangan
penumpukan kekuasaan di satu tangan
l)
Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure),
untuk memudahkan pelaksanaannya
untuk memudahkan pelaksanaannya
Selain dari segi aktivitasnya, ciri-ciri kantor juga dapat dilihat
dari segi sarana dan prasarana yang
digunakan. Diantaranya adalah :
a) Punya
bangunan dan tata ruang yang baik serta modern
b) Seluruh
sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi
sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat
sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat
c) Perlengkapan kantor
sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer
Definisi
Manajemen Perkantoran
Ada berbagai definisi atau
batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa
diantaranya:
a)
Office management is the directing and
controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most
economical way“Manajemen perkantoran
adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya
yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya”
(J.C. Denyer, 1973)
(J.C. Denyer, 1973)
b)
Office management can be defined as the
planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing
it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat
dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor
serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).
c) Manajemen
kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang
sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).
d)
Manajemen Perkantoran dapat di definisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakan agar mereka mencapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.(The Liang Gie)
Inti yang dapat diperoleh adalah
bahwa manajemen perkantoran merupakan
penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan,
pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut
dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada
pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan
masyarakat. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah
kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap
aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan
informasi pada berbagai pihak.
Selain itu manajemen perkantoran
juga dapat diartikan sebagai pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas
ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang
sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).
Faktor Bangunan Gedung Kantor
Faktor-faktor yang harus
diperhatikan pada bangunan gedung kantor
yaitu:
a) Syarat Administratif
Persyaratan administratif meliputi, pertama status hak atas tanah,
dan atau izin pemanfaatan dari pemegang hak atas tanah, kedua, status
kepemilikan bangunan gedung, dan yang ketiga, izin mendirikan bangunan sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b) Konstruksi gedung
Disain arsitektur (aspek
Kesehatan dan Keselamatan Kerja
diperhatikan mulai dari tahap perencanaan). Seleksi material, misalnya
tidak menggunakan bahan yang membahayakan seperti asbes dll.Seleksi dekorasi
disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan warna yang disesuaikan
dengan kebutuhan.Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek
penting seperti perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll.
(peta petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya
dekat lift dll, lampu darurat menuju exit door).
c) Kesehatan
Untuk menjaga kesehatan para pekerja kantor, gedung kantor harus
memenuhi syarat-syarat sebagai kantor yang sehat. Kantor yang sehat harus
memiliki syarat sebagai berikut:
·
Memiliki
kualitas udara yang baik
·
Memiliki
kualitas pencahayaan yang baik
·
Sistem
sanitasi yang baik
·
Kebersihan
terjaga
d) Keamanan
Faktor keamanan adalah hal penting yang harus diperhatikan dalam
pembanguan gedung kantor. Dengan adanya kepastian keamanan pada gedung kantor
maka pekerja akan lebih merasa aman,
nyaman dan tenang ketika bekerja. Dengan rasa aman tersebut pekerja akan dapat
melaksanakan pekerjaan dengan lebih maksimal. Untuk menciptakan keamanan pada
gedung kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memasang
berbagai alat untuk mengantisipasi terjadinya kebakaran (Fire Safety
Management), dan dengan menempatkan petugas keamanan di setiap lantai.
e) Keindahan/Desain Interior
Desain sebuah bangunan tak sekadar memberikan pemandangan indah
bagi pemiliknya, namun juga dapat merepresentasikan jiwa penghuninya serta
menunjukkan kreativitas dan kemampuan dalam menghasilkan karya lewat tampilan
tempat kerja.
Sumber
:
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen
Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius
Maryati, MC. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta : YKPN
http://www.manajemen-kantor2-salmia.blogspot.com/
http://www.laporpajak/berita/3101013.htm/
http://www.bloggaul.com/mantor2anjat/readblog/91937/pengertian/manajemen/kantor/_
http://www.dety.tips2008.blogspot.com/2008/07/pengertian-kantor-manajemen-perkantoran.html/
Tugas
Sekretaris :
1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
a. Tugas-tugas Rutin
Yaitu
tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
§
Membuka surat.
§
Menerima dikte.
§
Menerima telepon.
§
Menyimpan arsip/surat.
§
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang
diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya
secara khusus.Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas
sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
§
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
§
Menyusun surat rahasia (confidential).
§
Pembelian kado atau cindera mata.
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut
keperluan pimpinan, antara lain:
§
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang
diperlukan.
§
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
§
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan
lainnya.
§
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau
instansi.
§
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan
sebagai dana kesejahteraan.
§
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan
pertemuan bisnis.
§
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana
yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
d. Tugas Sosial
§
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan
undangannya.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris
mengurusi keuangan yang dinamakan petty
cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
§
Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan
uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
§
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
§
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana
untuk keperluan sehari-hari.
f. Tugas sekretaris sebagai
resepsionis, yaitu:
1.
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2.
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3.
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4.
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas insidental
Tugas
ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
§
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat
kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan
kepentingan perusahaan.
§
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar
yang dikonsep oleh perusahaan.
§
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam Business
Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business
Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan
memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah
dan menciptakan yang baru.Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi
sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
2.
Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai
berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal
kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian
besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
1.
Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin
dikte.
2.
Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.
3.
Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan
lain-lain.
b. Menurut M. Braum dan
Ramon C. dari Portugal
Tugas
dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
1.
Merencanakan pekerjaan.
2.
Menerima tamu.
3.
Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4.
Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.(Drs. Sutarto, 1992: 80-83)
Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin
yaitu secretum yang artinya
rahasia.Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire,
dalam Bahasa Belanda yaitu secretares,
sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary
yang berasal dari kata secret
yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa
menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui
oleh orang lain atau para pegawai.
Beberapa pengertian sekretaris menurut para
ahli:
Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler The
Concise Oxford Dictionary of Current English, cetakan ke-3, hal 1142.
Sekretaris adalah:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam
korespondensi, pekerjaan tulis,
mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan
korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan
perusahaannya.
3. Menteri yang mengepalai kantor pemerintahan, menteri di Amerika Serikat dan
Vatikan.(Drs. Sutanto, 1992: 1-2)
3 komentar
terimakasih informasinya kami dari pabrik tas jogja ingin menawarkan souvenir atau tas kantor bagi perusahaan-persahaan, kami siap melayani partai besar maupun kecil. Kunjungi katalog kami di pabrik tas kami
BalasHapusThank's gan.
membantu gan
BalasHapusSaya adalah staff administrasi sebuah perusahaan swasta yang berada di Jakarta. Artikel PengertianKantor dan Manajemen ini sangat bergunan bagi saya. Terima kasih
BalasHapus